Импорт переносит клиентов из таблицы Excel или CSV в один проект. Его запускают владелец и администраторы: пункт «Импорт» в меню. Мастер из четырёх шагов: Файл → Колонки → Предпросмотр → Импорт. Ниже на первой странице — «История импортов»: дата, файл, проект, кто запускал, статус и результат.
Шаг 1. Файл
- «Файл» — xlsx или csv в кодировке UTF-8, до 10 МБ и 5000 строк. Первая непустая строка — заголовки колонок. Если Excel сохраняет CSV не в UTF-8, сохраните как «CSV UTF-8».
- «Проект» — куда попадут клиенты (архивные проекты не предлагаются). Тот же номер в другом проекте будет отдельным клиентом.
Нажмите «Загрузить». Файл содержит персональные данные, поэтому удаляется сразу после импорта, а если импорт не запустили — через 24 часа.
Шаг 2. Колонки
Если в файле несколько листов, выберите «Лист» (по умолчанию — «Клиенты» или первый). Затем выберите способ.
Пресет «WhatsApp-выгрузка v1»
Готовое сопоставление для таблицы с колонками: Номер, Имя клиента, Страна, Дата обращения, Город / адрес доставки, Что хотел, Желаемая дата доставки, Ответили?, Заказ оформлен?, Дата заказа, Что заказал, Сумма, Имя получателя, Праздник / повод, Дата праздника, Примечание. Предлагается, только если в файле есть все эти колонки.
Из каждой строки создаются клиент, обращение, а если «Заказ оформлен?» = «Да» — заказ, плюс получатель и повод. Правила:
- суммы «4800 руб», «25 000 драм», «66 $» распознаются с валютой; сумма без валюты не заполняется (строка попадёт в «Требует проверки»);
- «Да», «Да (в 2025)» → заказ; «Нет (дорого)» → итог обращения и причина потери, если её удалось узнать;
- даты: «ГГГГ-ММ-ДД», для повода можно «ММ-ДД»; «(?)» рядом с датой → повод «вероятно»;
- «ДР мамы» без имени получателя → находится или создаётся получатель «Мама»;
- траур или похороны в поводе → повод «Траур» и пункт «Траур: отметить контакт „не писать“?» в итогах (отметка сама не ставится);
- пустая «Дата обращения» → берётся дата заказа; если нет и её, создаётся только клиент, а текст строки дописывается в его заметки.
Сопоставить вручную
Для любой другой таблицы. Для каждой «Колонки файла» выберите в «Куда» поле клиента — Имя, Телефон, Email, Страна (код ISO, например AM), Язык (ru, en, hy, other), Заметки — или пользовательское поле клиентов; «— пропустить —» — колонка не нужна. Колонка с телефоном обязательна; одно поле можно выбрать только для одной колонки. Ручное сопоставление создаёт и обновляет только клиентов (без обращений и заказов).
Пример таблицы:
| Телефон | ФИО | Город | Комментарий |
|---|---|---|---|
| +374 91 234567 | Анна Петросян | Ереван | любит розы |
| 8 916 392-38-02 | Иван | Москва |
Сопоставление: «Телефон» → Телефон, «ФИО» → Имя, «Город» → — пропустить — (или пользовательское поле «Город», если оно есть), «Комментарий» → Заметки.
Нажмите «Далее: предпросмотр».
Шаг 3. Предпросмотр
Первые 20 строк — так, как они будут сохранены: клиент, обращение, заказ, получатель, повод. Пока ничего не записано. Вверху — «Строк в файле», «Строк с ошибками» (не будут импортированы) и «Строк, требующих проверки», с разбивкой по причинам. «Изменить сопоставление» — вернуться к шагу 2.
Требует проверки
Строки, которые импортируются, но их стоит посмотреть вручную: «Сумма заказа не распознана», «Получатель распознан неуверенно», «У повода нет даты — повод не создан», «Траур: отметить контакт „не писать“?», «Нет даты обращения и заказа — создан только контакт, текст строки в заметках». В итогах импорта у каждой такой строки — ссылка на клиента.
Шаг 4. Импорт
«Запустить импорт» — импорт идёт в фоне, страница обновляется сама («Обработано N из M»). Её можно закрыть и вернуться позже через «Историю импортов».
Итоги
- Создано — новые клиенты; Обновлено — у существующих появилось что-то новое; Пропущено — ничего нового; Ошибок — строки, которые не сохранились. Сумма равна числу строк файла.
- «Создано записей» — сколько обращений, заказов, получателей и поводов добавлено.
- «Требует проверки» и «Ошибки» — списки строк.
Файл ошибок
«Скачать файл ошибок» — Excel-файл со строками, которые не импортированы: номер строки, исходные колонки и «Причина ошибки» (нет телефона, телефон не распознан, дата не распознана и т. д.). Исправьте эти строки и импортируйте их снова. Файл доступен 7 дней.
Повторный импорт
Тот же файл можно загрузить ещё раз — дублей не будет:
- клиент ищется по телефону в выбранном проекте; у найденного заполняются только пустые поля — изменения, сделанные в CRM, не затираются;
- обращение считается тем же, если совпадают клиент, день и текст «Что хотел» (удалённое в CRM обращение не возвращается);
- получатель — по имени у этого клиента, повод — по человеку, виду и дате.
Повторный импорт того же файла покажет «Пропущено» почти для всех строк.